세계 3대 자동차부품기업 캐나다 Magna社 구매절차

- 자체 eRFX 전산시스템을 통한 공급업체 관리 및 견적요청 파악 중요

Ⅰ. 구매조직 주요 업무

○ Magna사는 각기 단계적이며 지역적인 구매 조직을 운영하고 있으며, 아래 4가지 상황과 관련된 구매 업무를 분담해 신규 유망 납품업체 발굴과 현 납품업체 관리업무 수행 - OEM 프로그램 입찰(Bidding) 관련 부품 견적 시 - 향후 생산이 확정된 프로그램의 수요 부품 구매 시 - 가격절감이 필요하거나 가격절감 가능성이 크다고 보는 부품 대체구매 - 품질/납품 중 문제가 있는 부품 대체구매 시 ○ 모든 구매부서 직원은 유망 납품업체 발굴 및 관리와 가격절감을 목표로 하며, 공장 총책임자와 소속 계열사 구매 이사진의 평가가 주기적으로 이루어짐. ○ 생산 단계 및 상황에 따라 차이가 있으나 일반적으로 각 구매 부품에 대해 최대 2～3개 납품업체만을 선정해 구매 수량 조절

Ⅱ. 구매부서 현황

○ Magna사의 계열사별 구매부서는 크게 납품업체 선정 결정권을 보유한 3개의 구매부서와 지역화 구축을 통해 유망업체 발굴 및 품질관리 업무를 돕는 구매지원부서로 구분

구매 관련 부서별 업무 개요

역할	구매부서			지원부서
기능납품단계	전략구매 Strategic Purchasing	개발구매 Advanced Purchasing	공장별구매 Operational Purchasing	APO	SQE
납품업체 발굴	R, e	A, e	S, e	R, e	R
견적요청	A, e	R, e	S, e	A, e
납품업체 선정		R	R
PPAP 검토
납품			R		R
납품업체 교체	A		R	S	R

R - Responsible (책임) A - Assisting (지원) S - Special Case (특별/긴급사항일 경우) e - eRFX (전산 견적요청 시스템) 주 : APO -> Asia Purchasing Office (아시아 구매 오피스) SQE -> Supplier Quality Engineering (납품업체 품질관리) 자료원 : Magna사, KOTRA 토론토 KBC 자체자료 1. 구매부서 (1) 전략구매 (Strategic Purchasing) 부서 ○ 개요 - 전 세계 200개 이상의 공장별 구매부서 간의 분산된 업무 개선과 글로벌 차원의 유망 납품업체 발굴 및 공유를 목적으로 2000년 이후 전략 구매 업무 활성화 - 기존 개별적이고 폐쇄적인 구매부서 운영으로 계열사 간의 비효율적 구매업무 문제가 전략구매부서 구축을 통해 계열사차원의 공통적인 데이터베이스 활용과 통합적이고 체계적인 절차, 서류 및 업무진행 방법으로 발전 - 북미와 유럽을 중심으로 납품업체들과의 직접적인 네트워크를 형성, 대륙별, 국가별, 부품별 유망 납품업체 발굴에 주력 - 전략구매부서는 Magna사 계열사 별로 운영 중이며, Magna Electronic사와 Magna Car Top Systems사를 제외한 모든 계열사가 납품업체 개발과 정보공유 활성화 추진 ○ 역할 - 전 세계에 분포된 유망 납품업체 정보 수집과 Master D/B 구축을 통해 생산별 구매부서에서 필요한 유망업체 발굴 및 평가 - 고도기술을 요하는 특정부품 생산 가능업체나 기술력 검증 유망업체 발굴과 생산별 구매부서 간의 정보공유 활성화 주도 - 가격절감을 위해 여러 생산시설에서 공동으로 사용할 수 있는 화스너, 플라스틱/프레스 부품, 전기전자 부품이나 그 외 일반 표준화제품 통합 혹은 대량 구매 ○ eRFX (전산 납품업체 정보 및 견적요청 발송 시스템) - IT 시스템을 이용한 데이터 공유 정보관리 필요성 확대에 따라 2006년 'Global e-Sourcing' 표어 하에 납품업체들을 대상으로 개발된 전산 통합정보 관리 및 견적요청 시스템 - e-Sourcing 시스템을 통해 통합정보 의뢰(Request for Master Data), 견적요청(Request for Quotation), 업체정보 의뢰(Request for Information), 경매(Auction) 등을 전산으로 처리해 조직 내 일관적이고 체계화된 업무 처리기능 제공 - e-Sourcing 프로젝트는 처음 Magna 유럽을 시작으로 활성화돼 2009년 초부터는 eRFX 포털이 구축되고 Magna 북미 또한 납품업체 간의 정보교환 업무 체계화 시작 - 전략구매부서는 eRFX D/B 구축과 확대를 위해 지역별 지원부서(APO, SQE) 협조를 받아 다양한 요구조건을 만족하는 유망 납품업체 발굴에 주력하며, 최종적으로 개발구매부서와 공장별 구매부서가 유망 납품업체 선정 - Magna사와 현재 거래중이거나 납품 경험이 있는 업체는 자동적으로 eRFX 등록이 돼있으며, 그 외 전략, 개발, 생산별 모든 구매부서의 특별 요청을 통해서도 eRFX 등록 가능함. 납품능력과 기술력을 입증하거나 관계자 추천을 통한 선택업체에만 비밀번호와 아이디가 부여되며, 아무 업체나 등록이 가능한 것은 아님. ⊙ eRFX 등록 웹사이트 : http://asia.erfx.magna.com/ngastras/astras.R6/WFE/public/master/en/GB/-/suppliers/register - eRFX 시스템을 통해 전 세계 납품업체의 APQP 현황을 관리하며, 납품업체에 성과 및 성적 발송 - 납품업체 등록을 시작하면 기업정보와 재무정보 등 총 12개 항목에 정보를 입력해야 하며, 그 중 Documents란은 회사소개서와 같은 업체정보, Certificates란은 ISO/TS16949와 ISO4001 등의 인증서를 업로드 해야 함. (2) 개발구매 (Advanced Purchasing) 부서 ○ 역할 - 신규 프로그램과 함께 현재 소속 계열사의 생산공장에 필요한 대체 납품 업체 발굴 - 진행 예정인 신규 프로그램과 새로 입찰/인수인계된 프로그램에 필요한 유망 납품업체 발굴해 견적요청(RFQ) 발송업무 수행 - 유망 납품업체와 프로그램 일정, 부품가격, 품질, 선적조건 등에 관한 협의를 나누며 SOP(Start of Production : 양산품 생산 개시) 이전의 포괄적 납품체결 사전업무 담당 ○ 담당자별 업무 담당 개요 - 소속 계열사에 따라 개발구매부서 운영 여부와 조직구성이 상이하나, 개발구매부서는 주로 신규 프로그램과 관련된 모든 행정 및 실무를 책임지고, 생산공장에서 요구하는 Resourcing 작업 수행 - 개발구매 이사는 소속 계열사 내 추진 중인 다수 프로그램에 대한 업무를 총괄하고 상위 이사진과 협의업무 담당 - 개발구매 담당자는 GM, 도요타 등 OEM 고객의 생산 차종에 따라 지정된 고유 프로그램 수요부품에 관한 유망납품 업체를 발굴하고, 부품가격, APQP(Advanced Production & Quality Planning), PPAP(Production Part Approval Process), SupplyWEB 등 생산이전과정 업무 담당 (3) 공장별구매 (Operational Purchasing) 부서 ○ 개요 - Magna사가 운영 중인 대부분의 240개 생산 공장은 총책임자 결정 하에 생산제품 선정과 납품업체 최종결정이 이루어짐. - 공장별로 구매책임자가 계열사 내의 전략구매, 개발구매, 아시아 구매 오피스(APO), 납품업체 품질관리 부서(SQE) 와의 업무 네트워크를 활용해 각 공장의 특성에 맞추어 최적의 납품업체 선정 및 관리 - 글로벌 아웃소싱 확산에 따라 납품업체의 품질문제나 납품 지연 상황에 대처 가능한 민첩한 관리 기술 필요성이 부각되고 있으며, 이로 인해 구매담당자의 탄탄한 기술적 지식과 정확한 물류시스템 이해가 필수 조건으로 꼽히고 있음. - 구매업무와 물류 및 기술부서의 깊은 연관성이 강조되며, 엔지니어링 업무와 물류 업무 수행이 모두 가능한 엔지니어링 출신 구매담당자가 확산되는 추세 ○ 역할 - 각 공장 구매부서는 수요에 따라 대략 50～200개 부품 구매업무 담당 - 납품업체의 가격경쟁력 외에도 기술력, 재정능력, 원활한 교신?납품?긴급사항 대처능력 등을 고려해 거래 시 사내 다른 부서와도 차질 없는 업무를 진행할 수 있는 납품업체를 선정하는데 노력 2. 구매지원부서 (1) 아시아 구매 오피스 (Asia Purchasing Office, 이하 APO) ○ 개요 - 2000년 이후 Magna사의 글로벌 소싱 확대로 인해 이에 대응할 수 있는 지역화된 업무처리와 납품업체 관리 필요성 확산 - 계열사별 및 공장별로 상이한 구매업무를 지원하고 실무자들의 혼동 방지를 위해 'One Company, One Voice'란 표어를 내세워 중국 상하이 내 구매본사 운영 ○ 역할 - APO는 아시아 납품업체선정 및 평가, 납품 업체 생산력 및 프로그램 생산일정 등의 주요정보 관리 및 교환, 통합시스템 실행 및 행정절차, 기타 업무지원을 담당 - Magna Car Top Systems 계열사를 제외한 8개 계열사에서 직원을 파견하고, 현지 직원을 채용해 모든 계열사 간의 융합된 업무를 수행하고, APO 내 모든 직원들은 부품별 전문 업무에 주력 - APO는 현재 운영 중인 20개 아시아 지역 내 생산기지와 관련된 구매와 품질관리 업무에 주력하며 또한 비 아시아권 지역의 모든 단계별 구매부서 업무도 보조 (2) 납품업체 품질관리 (Supplier Quality Engineering, 이하 SQE) 부서 ○ 역할 - SQE 부서는 소속 계열사별 공장 및 APO 지역에서 납품업체의 기술 보조 및 인증 업무, 납품업체 기술 평가, 효과적 개발업무, 기술적 디자인 검토 등 납품업체 및 거래 추진 중인 업체의 포괄적인 기술과 품질 관련 핵심절차와 업체심사 수행 - 납품업체의 기술 및 품질관리 사항과 관련해 소속 계열사 차원에서 개발 중이거나 추진 중인 주요 업무 대행 및 생산별 구매부서 요청에 의해 APQP, PPAP, 품질문제 대처 등 주요 절차를 납품업체와 함께 검토하고 교육하는 업무에 주력 - 납품업체 관련 SQE 주요 업무는 다음과 같음. ⊙ 납품업체 방문 지원 및 평가 ⊙ 납품업체 중요 위험 요소 파악 ⊙ 생산 방식 및 절차에 관한 작업 능력 평가 ⊙ APQP, 품질관리 시스템, PPAP ⊙ 금형 제작 평가 및 승인 ⊙ 납품업체의 8D와 CAR 승인 및 허가 ⊙ 납품업체가 생산공장에 직접적으로 도움줄 수 없을 경우 중재역할 수행

Ⅲ. Magna사 신규 견적요청 절차

1) Magna사 구매부서에서 견적요청 자료를 eRFX 시스템에 등록 2) eRFX 내 고유 견적의뢰 번호 생성 및 관련 납품업체 선별 3) 의뢰 품목의 견적요청 자료와 고유 견적의뢰 번호를 eRFX상 선정된 대상 납품업체에 이메일로 발송 4) 견적요청 이메일을 수신한 납품업체는 견적 마감일을 준수해 eRFX를 통해 견적 제출 5) 제출된 모든 견적은 관련 공장별 구매부서 담당자에게 전송

Ⅳ. 시사점

○ 신규 성약 추진 희망 한국 납품업체 - Magna사의 유망 납품업체 대상에 선정되기 위해서는 아래 3가지 상황 중 하나를 통한 eRFX 시스템 등록이 최우선 ⊙ 전략구매부서와 APO 부서의 자체적인 조사, 또는 타 기업의 추천으로 신규 납품업체 발굴 시 ⊙ 개발구매부서가 신규 프로그램에 대한 유망 납품업체 발굴 시 ⊙ 공장별 구매부서의 기존 납품업체 변경 시 - 신규 생산제품 관련 유망업체 발굴 단계와 현재 생산 중인 제품의 납품업체 교체과정에서 전략구매부서와 APO 역할이 매우 중요하므로 희망 납품업체는 관련 품목별 전략구매부서와 APO 구매담당자 포착 및 접촉 필요 - 특히 한국 소재 신규 성약추진 희망 납품업체는 지역별 지원부서인 APO와의 네트워크나 견적의뢰를 통해 Magna사 공급망 내 유망 납품업체 등록 가능 ○ 수출 확대 희망 기존 한국 납품업체 - 현재 Manga사에 납품중이거나 과거 납품 경험이 있는 업체는 자동적으로 eRFX 시스템에 등록돼 있어야 함. - 만약 eRFX 시스템 내 등록이 돼있지 않은 경우 프로그램 상 문제가 있을 수 있으므로 eRFX 지원센터 의뢰 요망 ⊙ eRFX 지원센터 이메일 : erfx-support@magna.com - 일반적으로 모든 구매부서와 지원부서의 통합된 업무절차를 통해 신규 견적 요청사항을 eRFX 시스템에 등록된 부품별 관련 업체 대상으로 발송 ■ 문의처 KOTRA 토론토 코리아비즈니스센터(담당자 : 박정훈) ㅇTel : 1-416-368-3399 (ext : 210 ) ㅇE-mail이메일 : jpark@kotra.ca